Was ist ein Vendor Management System (VMS)?
Ein Vendor Management System (VMS) ist eine Software, mit der Unternehmen die Zusammenarbeit mit mehreren Personaldienstleistern zentral steuern – von der Verteilung eines Personalbedarfs über den Vergleich eingereichter Kandidaten bis zur Verwaltung und Auswertung laufender Einsätze.
VMS – die Definition
Ein VMS bündelt alle Personaldienstleister eines Unternehmens in einem System. Statt Bedarfe per E-Mail zu verschicken und Profile aus verschiedenen Postfächern zusammenzusuchen, werden Stellen gezielt an ausgewählte Lieferanten freigegeben, Einreichungen zentral gesammelt und Einsätze mit ihren Konditionen dokumentiert. Das schafft Vergleichbarkeit, verhindert doppelte Einreichungen und liefert Kennzahlen zur Leistung jedes Lieferanten.
Wie ein VMS typischerweise funktioniert
Bedarf erfassen
Die Fachabteilung meldet einen Personalbedarf – zugeordnet zu Kostenstelle und Hiring Manager.
An Lieferanten verteilen
Der Bedarf wird an ausgewählte Personaldienstleister freigegeben.
Kandidaten einreichen
Die Lieferanten reichen passende Kandidaten im System ein.
Auswählen und besetzen
Profile werden verglichen, Feedback gegeben, die Stelle besetzt.
Einsatz verwalten und auswerten
Konditionen, Laufzeit und Änderungen werden dokumentiert, Lieferanten anhand von Kennzahlen bewertet.
Alles, was Sie brauchen
Recruiting-Software, die für Ihren Erfolg entwickelt wurde.
Die Rollen in einem VMS
Drei Beteiligte, klar getrennte Sichten.
- Kunde: das Unternehmen mit dem Personalbedarf
- Master Vendor: koordiniert die Lieferanten im Auftrag des Kunden (optional)
- Lieferant (Vendor): der Personaldienstleister, der Kandidaten einreicht
Typische Funktionen
Was ein VMS abdecken sollte.
- Gezielte Freigabe von Bedarfen an Lieferanten
- Zentrale Einreichungen mit Status und Feedback
- Erkennung doppelt eingereichter Kandidaten
- Einsatzverwaltung mit Einkaufs- und Verkaufssatz
- Reporting und Lieferantenbewertung
VMS vs. MSP
Software und Dienstleistung sind zwei verschiedene Dinge.
- VMS: die Software, in der die Zusammenarbeit abläuft
- MSP (Managed Service Provider): der Dienstleister, der das Lieferantenprogramm betreibt
- Ein Master Vendor übernimmt häufig die MSP-Rolle und nutzt dafür ein VMS
Ihr nächstes Profil kann heute noch beim Kunden sein
Account anlegen, Lebenslauf hochladen, fertiges Kundenprofil in Ihrer Word-Vorlage herunterladen – bevor der Wettbewerb seins fertig hat. Ohne Kreditkarte, ohne Onboarding-Kosten.
Häufig gestellte Fragen
Alles, was Sie über diese Funktion wissen müssen.
Ein VMS ist sinnvoll für
- Unternehmen mit mehreren Personaldienstleistern
- Master Vendors mit Sub-Lieferanten
- Einkauf und HR, die Lieferanten vergleichbar machen wollen
Weniger sinnvoll für
- Unternehmen mit nur einem Personaldienstleister
- Reine Direktsuche ohne externe Lieferanten
Ein VMS ohne Enterprise-Ballast
Lernen Sie das VMS-Modul von regrooter in einer kurzen Demo kennen.