Lebenslauf automatisch in Ihre Word-Vorlage übertragen
Sie haben eine Word-Vorlage für Kandidatenprofile – mit Logo, Kopfzeile und festem Aufbau – und füllen sie bisher per Copy-Paste. Mit Platzhaltern in genau dieser Datei überträgt regrooter die Daten aus dem Lebenslauf automatisch: Text-Platzhalter für einzelne Angaben, Tabellen-Platzhalter für Berufserfahrung, Ausbildung und Co.
Wie kommt ein Lebenslauf automatisch in eine Word-Vorlage?
Die Daten aus dem Lebenslauf werden zuerst ausgelesen und in Felder zerlegt – Name, Stationen, Ausbildung, Skills. In Ihrer Word-Vorlage markieren Platzhalter wie "${FULLNAME}", wo welches Feld hingehört. Beim Export ersetzt regrooter jeden Platzhalter durch den passenden Wert und wiederholt Tabellenzeilen für jede Station. Das Ergebnis ist eine normale, editierbare Word-Datei in Ihrem Layout.
Vom Lebenslauf zur fertigen Word-Datei in sechs Schritten
- 1
Unterlagen hochladen
PDF, Word (DOCX/DOC) oder Scan per Drag & Drop; mehrere Dateien lassen sich zu einem PDF zusammenführen. Alternativ kommen Bewerbungen über das Bewerbungspostfach, die Karriereseite oder Indeed automatisch an.
- 2
Erkennen
Der Text wird ausgelesen, bei Scans über Texterkennung.
- 3
Strukturieren
CV Parsing legt persönliche Daten, Berufserfahrung, Ausbildung, Zertifikate, Skills, Sprachen mit Niveau und Führerscheine als einzelne Felder ab. Alle Felder sind prüf- und änderbar.
- 4
Feldmapping
Jeder Platzhalter in Ihrer Vorlage ist einem Feld zugeordnet – "${JOB_TITLE}" der Berufsbezeichnung, "${AVAILABLE_FROM}" dem frühesten Eintrittsdatum. Ein eigenes Mapping müssen Sie nicht pflegen.
- 5
Vorlage befüllen
Text-Platzhalter werden ersetzt, Tabellenzeilen mit Tabellen-Platzhaltern für jeden Eintrag wiederholt.
- 6
Word-Datei
Sie erhalten eine editierbare .docx-Datei in Ihrem Layout. So können Sie vor dem Versand noch persönliche Nuancen ergänzen, das Profil in Word als PDF speichern und an den Kunden senden – oder im ATS ablegen.
Text-Platzhalter: einzelne Angaben an fester Stelle
Text-Platzhalter stehen im Fließtext Ihrer Vorlage, etwa in der Überschrift oder in einem Infoblock. Die Schreibweise ist immer ein Dollarzeichen mit dem Feldnamen in geschweiften Klammern.
| Platzhalter | Wird ersetzt durch | Beispiel im Profil |
|---|---|---|
| ${FULLNAME} | Vollständiger Name | Max Mustermann |
| ${ANONYM_NAME} | Anonymisierter Name | Maximilian M. |
| ${JOB_TITLE} | Aktuelle Berufsbezeichnung | Elektroniker für Betriebstechnik |
| ${PROFILE_SUMMARY} | Kurzprofil / Zusammenfassung | Zwei bis vier Sätze zum Kandidaten |
| ${AVAILABLE_FROM} | Frühestes Eintrittsdatum | 01.12.2026 |
| ${CANDIDATE_CITY} | Stadt des Kandidaten | Stuttgart |
| ${DRIVING_LICENSES} | Führerscheine | B, BE, Staplerschein |
| ${LANGUAGES:FLATTED} | Sprachen mit Niveau | Deutsch (C2), Englisch (B2) |
| ${AVATAR} | Profilfoto des Kandidaten | Foto in Zellgröße oder 3 × 3 cm |
| ${POC:NAME} | Name des zugeordneten Recruiters | Ansprechpartner für den Kunden |
Die vollständige Liste aller Platzhalter finden Sie in der Dokumentation im Bereich Tagging.
Tabellen-Platzhalter für Berufserfahrung, Ausbildung und Co.
Berufserfahrung, Ausbildung, Zertifikate, Sprachen und Skills haben mehrere Einträge pro Kandidat. Dafür setzen Sie eine Tabellenzeile als Muster: Ein Bereichs-Platzhalter wie "${PROFESSIONALEXPERIENCE}" markiert die Zeile, regrooter wiederholt sie für jede Station.
- Ausbildung: "${EDUCATION}${MAJOR}" mit "${ISSUINGORGANIZATION}" und z. B. "${ENDDATE:YYYY}" in der Datumsspalte.
- Zertifikate und Weiterbildungen: "${CERTIFICATE}${MAJOR}" mit "${ISSUINGORGANIZATION}".
- Sprachen: "${LANGUAGES}${LANGUAGE}" in der einen, "${LANGUAGELEVEL}" in der anderen Zelle.
- Skills: in einer einzeiligen Tabelle als Liste mit "${SKILLS}" oder kommasepariert mit "${SKILLS:FLATTED}", nach Kategorie etwa "${SKILLS:TOOLS:FLATTED}".
- Reihenfolge: Mit "${PROFESSIONALEXPERIENCE:ASC}" oder "${EDUCATION:ASC}" erscheinen Einträge aufsteigend statt mit der aktuellsten Station zuerst.
- Anonymisierung: Statt "${COMPANY}" geben "${INDUSTRY}" und "${REGION}" Branche und Region des Arbeitgebers aus.
| Zelle in der Vorlage | Inhalt der Musterzeile | Ergebnis pro Station |
|---|---|---|
| Linke Zelle | ${STARTDATE:MM/YYYY} – ${ENDDATE:MM/YYYY} | 12/2019 – 01/2020 |
| Rechte Zelle, 1. Zeile | ${PROFESSIONALEXPERIENCE}${TITLE} | Senior Software Engineer |
| Rechte Zelle, 2. Zeile | ${COMPANY}, ${LOCATION} | Arbeitgeber und Ort |
| Rechte Zelle, 3. Zeile | • ${DESCRIPTION} | Aufgabenbeschreibung der Station |
Wichtig: Jeder Bereich braucht eine eigene Tabelle. Berufserfahrung und Ausbildung in derselben Tabelle werden nicht erkannt.
Formatierung, Tabellen, Kopf- und Fußzeile, Datumsformate
Die Vorlage bestimmt das Aussehen, die Daten bestimmen den Inhalt. Was Sie in Word gestalten, bleibt erhalten.
- Formatierung: Schriftart, Größe, Farbe und Fettungen des Platzhalters gelten auch für den eingesetzten Wert.
- Kopf- und Fußzeile, Logo: bleiben unverändert; Platzhalter wie "${POC:NAME}" oder "${AVATAR}" funktionieren auch dort.
- Tabellen: Spaltenbreiten und Rahmen der Musterzeile werden für jede wiederholte Zeile übernommen.
- Fotos: "${AVATAR}" eckig, "${AVATAR:ROUNDED}" rund, Größe über die Tabellenzelle oder direkt im Platzhalter wie "${AVATAR:4cm}". Ohne Foto wird der Platzhalter entfernt.
| Platzhalter in der Vorlage | Ausgabe im Profil |
|---|---|
| ${STARTDATE:MM/YYYY} – ${ENDDATE:MM/YYYY} | 12/2019 – 01/2020, laufende Station: 02/2020 – heute |
| ${STARTDATE:MM.YYYY} | 12.2019 |
| ${ENDDATE:YYYY} | 2020 |
| ${STARTDATE:LAST_M} – ${ENDDATE:LAST_M} | Alle Stationen als Jahr, nur die letzte im Format MM/YYYY |
Typische Fehler beim manuellen Copy-Paste – und ihre Ursache
Wer Lebensläufe von Hand in eine Kundenvorlage überträgt, kennt diese Fehlerbilder. Fast alle entstehen, weil Inhalt und Formatierung gemeinsam kopiert werden.
Wie viel Zeit das manuelle Befüllen kostet und wann sich die Umstellung lohnt, vergleicht der Artikel Word-Vorlage manuell oder automatisch befüllen.
| Fehlerbild | Ursache | Mit Platzhaltern |
|---|---|---|
| Fremde Schriftart oder Größe mitten im Profil | Formatierung aus dem Original-PDF oder -Word wurde mitkopiert | Wert übernimmt die Formatierung des Platzhalters |
| Datumsangaben in drei Schreibweisen | Formate aus dem Lebenslauf übernommen: 03/2021, März 2021, 2021-03 | Ein Datumsformat für alle Stationen, festgelegt in der Vorlage |
| Verrutschte Tabelle, falsche Spaltenbreiten | Tabellen oder Zeilen aus einem anderen Dokument eingefügt | Zeilen werden aus der Musterzeile der Vorlage wiederholt |
| Station fehlt oder steht doppelt | Lange Lebensläufe von Hand abgearbeitet | Jede erkannte Station wird genau einmal ausgegeben – nach Prüfung im Datensatz |
| Name des vorherigen Kandidaten im Profil | Altes Profil als Kopiervorlage genutzt | Jedes Profil entsteht neu aus der leeren Vorlage |
| Kontaktdaten im anonymen Profil | Beim Kürzen übersehen | Anonyme Vorlage enthält keine Kontakt-Platzhalter |
| Harte Zeilenumbrüche und Leerzeilen | Text aus einem PDF kopiert | Werte werden als Text in die Vorlage gesetzt |
Mehrere Kundenvorlagen aus einem Lebenslauf in einem Export
Jeder Kunde hat sein eigenes Format? Sie aktivieren die gewünschten Vorlagen, und beim Export erzeugt regrooter alle gleichzeitig: ein Kandidat, mehrere Kundenformate, eine ZIP-Datei mit je einer Word-Datei. Die Daten werden dafür nur einmal erfasst und geprüft.
So entstehen aus demselben Datensatz etwa ein Profil im Kundenlayout, eine anonyme Fassung mit "${ANONYM_NAME}" und ein Qualifikationsprofil aus den Standardvorlagen. Premium enthält eine kundenspezifische Vorlage, Enterprise unbegrenzt viele. Profile erstellen und exportieren kostet keinen Credit.
Für Recruiting gebaut, nicht als allgemeiner Dokumentgenerator
regrooter befüllt keine beliebigen Formulare, sondern Kandidatenprofile. Die Felder entsprechen dem, was in Lebensläufen steht und was Kunden in Profilen erwarten: Stationen, Abschlüsse, Zertifikate, Skills nach Kategorien, Sprachniveaus, Verfügbarkeit, Ansprechpartner. Deshalb funktioniert die Befüllung ohne eigenes Datenmodell und ohne Programmierung.
Ihr ATS bleibt, wie es ist: Lebenslauf hochladen, Profil in der Kundenvorlage exportieren, bei Bedarf feinschleifen und als PDF an den Kunden senden oder im ATS ablegen. Zum Ausprobieren finden Sie fertige Word-Vorlagen mit Platzhaltern unter Kandidatenprofil-Vorlage, die Einrichtung eigener Vorlagen beschreibt die Dokumentation.
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Häufig gestellte Fragen
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